會議市場前途光明

時間:2016/10/18 來源:專業視聽網

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【專業視聽網報道】:摘要:本文談論了如何設計更好的會議,會議主導者和安排者需要開始思考新的會議方式,例如開會前要確定會議目標,會議舉辦形式等等,慣性不應阻礙會議設計的進步。

據一家調查公司報道,未來12個月將看到整個國家的在會議和活動顯著增加。由于大部分經濟實力增強,預測公司會議花費和代表人數都會增長。調查對象被問及他們今年的計劃,從銷售和市場營銷,到培訓,內部和執行小組會議,產品發布會,會議和獎勵。

所有類別都預測會增長,而培訓和內部會議的增長最快。該報告顯示,當涉及選擇會議地點時,預算仍是關鍵的考慮因素。靠近機場、靠近培訓設施也將影響對于海外目的地的選擇。但總體而言,各部門將迎來忙碌的一年。因此,有沒有更合適的時間來重新評價會議設計并進行的方式呢?

在這種嚴峻的時期,企業有義務確保明智花費時間和金錢。通過設計合適的方案,可以節省巨大的開支和提高生產率。

發現重點

會議的藝術常常被誤解。像報紙,電話,網站和宣傳冊,它是否是在使用得當時才是有效的溝通媒介。它可能是辦公樓內三個人在一個小房間里;它可能是酒店宴會廳內一個500名員工的教育會議。大小并不重要。

其原理是一樣的:內容和設計必須適合觀眾和會議所有者的目標。準備是基本條件。這似乎顯而易見,但是很多會議是出于習慣進行組織的。

其他會議是由主要關注后勤和操作問題的人來安排,但也許根本不知道原因。有充分的理由使人們聚集在一起,但不知道要實現什么目標。主要的挑戰是大多數會議主導者和安排人員制定了模糊的目標。

此外,他們不知道進行會議的其它方法,因此使用默認的格式和流程。有無數的例子,但我們可以用一個例子來稍微說明一下:如果會議預計是要互動的,把代表們安排在黑暗會議室的劇院式排座將無法正常工作。同樣,這可能看起來像常識,但卻經常發生。

任何會議面臨的最大挑戰之一是保持讓會議代表們參與。注意力時間不再像他們過去那樣,尤其是千禧一代之中的跨度是沒有限制,人們很容易專注于智能手機和平板電腦,而非他們應關注的揚聲器和演示。但是如果內容是枯燥或無關的,誰又能責怪他們呢?

這就是為什么準備工作如此重要的原因。無法與與會者產生共鳴會打擊員工的積極性,浪費公司的錢。因此,格式,體驗和音調必須支持會議的內容和總體目標。

做功課

首先,會議主導者必須明確自己的目標,制定一個好的方案。然后,與設計師開會,必須花時間了解了代表們或觀眾的個人資料。如果不采取這兩個步驟,會議是注定要失敗的。分析代表們的概況,并確保他們在參與的方式中收獲他們所需要的。

要考慮到許多會議特征。例如,物理存在是非常重要的。它不是一個電話會議。人們實際在一個房間內聚集在一起。他們的感覺和舉動是非常重要的。根據定義,會議在真實世界之外。

會議中討論想法比在真實世界更自由。然后,結果需要在現實世界中實現。會議主導者,如之前所提到的,對于他們希望的會議舉行方式可能有個不錯的想法。

但如果目標沒有正確表達,會議設計肯定不會促進所期望的結果。幾乎在所有例子中,它可以幫助主導者實地安排內容應遵循的(在紙上)路徑。所有這些都是創造一個成功會議的基石。沒有任何一個,項目都很可能會失敗。

講故事

會議地點是很重要的。因此,首先交通是首要的。良好的食物和飲料有助于提升體驗。但這些方面都是次要因素。如果沒有內容,就沒有會議。在理論上,會議可以在沒有任何外圍設備的情況下進行。

正確獲得這些內容的目標是不容易的;人們可以說目的是提供一個平臺進行互聯,或提供空間進行思想交流。這需要更具體:例如,如果會議主導者希望每一個代表有至少10個對話,這將帶來會議后續的盈利。那么設計師有事可做了。

如果目的是讓每個參與者至少對會議室的每個人都說一句話,那需要特定的互動形式。需要制定目標的細節程度來量身設計會議。內容交付將造就或打破了會議。

告訴真正的和真實的故事。使內容與人的本能連接,比如愛情,欲望,恐懼和愉悅。與人們的個人生活聯系起來;與會代表會對與他們相關的內容做出最好的反應。這是靈感的關鍵。

它也是產生互動最有效的方法。也許,甚至制造沖突。在討論結束時提出一個道德選擇?在房間里的人會有故事,意見和經驗分享。這個對于會議有好處。

衡量成功和展望

每一次會議都有定性和量化結果。定性結果應該是可以測量的,以確定會議的投資回報率。定量需要基于主觀標準的評價,但將提供每個項目有效性的關鍵指標。

但確保有人擁有會議的結果。必須有人對會議結果負責。

會議和活動的世界不斷發展。如今可以更多了解關于人的行為,以及如何被影響。成功的會議為企業帶來顯著的價值,包括節省成本,提高生產率,激勵人們或業務發展。但為了最大限度利用機會,會議主導者和安排者需要開始思考新的方式。慣性不應阻礙會議設計的進步。

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